1. Wordin työtila
Alla olevassa kuvassa on näkyvissä Word -97 version työtila. Siitä on erotettavissa useita eri osia, joiden tuntemus on sikäli tarpeen, että puhuttaessa jostain osasta tarkoitamme samaa ohjelman osaa. Windows-ohjelmat on yleensä rakennettu samoin, joten yhden ohjelman tuntemus helpottaa myös uuden oppimista.
1.1 Näppäimet
|
Merkintä |
|
|
Ctrl |
Control-näppäin; näppäimistön vasemmassa alakulmassa |
|
Vaihto |
Vaihtonäppäin (Shift-näppäin); näppäimistöllä
vasemmalla toinen alhaalta lukien, Ctrl-näppäimen yläpuolella. Joskus
puhutaan myös korotusnäppäimestä. |
|
Sarkain |
Sarkain-, tab- tai sisennysnäppäin; näppäimistöllä
vasemmalla Caps Lock –näppäimen yläpuolella. |
|
Esc |
Escape-näppäin. Näppäimistön vasemmassa yläkulmassa. |
|
Alt |
Alt-näppäin; näppäimistöllä välinäppäimen vasemmalla
puolella. |
|
AltGr |
AltGr-näppäin; näppäimistöllä välinäppäimen oikealla
puolella. |
|
Enter |
Enter- tai Return-näppäin; iso näppäin
aakkosnäppäimistön oikeassa laidassa. |
|
Del |
Delete-näppäin. Näppäimistöllä Enter-näppäimen
oikealla puolella. |
|
F1 .. F12 |
Toimintonäppäimet (funktionäppäimet); näppäimistön
yläosassa. |
|
Vaihto+A |
Paina vaihtonäppäin alas ja paina a-kirjainta. |
|
Ctrl+Vaihto+M |
Paina Ctrl-näppäin alas ja pidä se pohjassa, paina
myös vaihtonäppäin alas ja pidä myös se pohjassa sekä paina vielä lopuksi
m-kirjainta. |
1.2 Otsikkorivi tai -palkki
Otsikkopalkilla on paljon eri funktioita Windows-ohjelmissa. Ensimmäinen on
ikkunan liikuttaminen. Kun hiiren kursori viedään otsikkopalkin päälle ja
painetaan hiiren 1-näppäin (yleensä vasen) pohjaan ja pidetään siellä, voidaan
ikkunan paikkaa siirtää näytöllä.
Tekstin käsittelyssä tosin ohjelman ikkuna on yleensä aina siten, että se peittää koko näytön, jotta työtila olisi mahdollisimman suuri.
Toinen on tiedoston nimen näyttäminen, jos auki oleva tiedosto peittää koko työtilan.
Muita toimintoja, joita voidaan suorittaa vain
otsikkopalkista ovat ikkunan koon
muutokset, joita on kolme: Ohjelma voidaan pienetään tehtäväpalkkiin näpäyttämällä 
–painikkeesta.
Painamalla 
-painiketta
saadaan ohjelma palautumaan edelliseen kokoonsa ikkunaksi ja samalla painike muuttaa muotoaan. Painamalla tätä
muuttunutta painiketta 
,
ohjelma saadaan peittämään koko näyttö,
jolloin työskentelytila on mahdollisimman suuri.
Ohjelma voidaan myös lopettaa, painamalla oikeassa
yläkulmassa olevaa 
-painiketta,
sama toiminto voidaan tehdä ainakin neljällä eri tavalla.
1.3 Valikot eli valikkorivi
Ylhäällä olevassa kuvassa on nähtävinä Word -97:ssa oletuksena olevat valikot. Niitä voi tietenkin muokata, kuten
myös työkalurivejä ja lähes kaikkea
Windows-ohjelmissa. Niihin voi poistaa tai lisätä eri toimintoja tai peräti
tehdä uuden valikon. Muokkaaminen tapahtuu siten, että viedään hiiren kursori
valikkorivin päälle ja valitaan ilmestyvästä valikosta Mukauta…
Tämän jälkeen valikoista voidaan raahata pois turhat toiminnot ja lisätä sieltä
mahdollisesti puuttuvia.
Windows-ohjelmien käyttö helpottamaan eri tietokoneohjelmien tekijät ovat lupautuneet käyttämään tiettyjä sijoitteluja ja näppäinyhdistelmiä, jotka toistuvat samoina useissa Windows-ohjelmissa. Tiedosto-, Muokkaa-, Ikkuna- ja Ohje-valikot ovat löydettävissä jokaisesta Windows-ohjelmasta. Lisäksi niiden sisältö on samanlainen.
Valikoissa
on mahdollista tehdä kolmen tyyppisiä valintoja. Katsotaan tarkemmin Tiedosto-valikon kohtia Uusi…, Lähetä
ja Tallenna.
Sulje-komennossa, ei ole mitään ylimääräistä, jolloin voi odottaa, että jotain tapahtuu heti. Tässä tapauksessa asiakirja sulkeutuu.
Kun taas Uusi-komennossa on kolme pistettä tekstin perässä. Tällöin voi odottaa, että joutuu vastaamaan, johonkin dialogiin, tässä tapauksessa millaisen asiakirjan haluaan aloittaa.
Napautettaessa
valintaa Lähetä, saadaan esille alivalikko, josta voidaan valita lisää
eri toimintoja samoilla edellä annetuilla kolmella eri periaatteilla.
Tämän lisäksi valikon jokin toiminto eli komento voi olla harmaana, kuten viereisessä kuvassa Leikkaa- ja Kopioi-komennot. Tämä tarkoittaa sitä, että ko. valintaa ei voida tehdä. Kuvan esittämässä tapauksessa mitään ei ole valittu, siis mitään ei voida myöskään kopioida tai siirtää eli leikata.
Valikkoja, kuten useimpia Windowsin osia voidaan käyttää myös näppäimistöltä. Alt-näppäin vai valikkoon ja alleviivatun kirjaimen painaminen avaa ko. valikon. Esimerkiksi painettaessa Alt+T avataan Tiedosto-valikko. Painettaessa uudelleen T-kirjainta saadaan aikaan tallennus.
Valikko-rivillä nähtävät 
-painikkeet
vaikuttavat auki olevaan asiakirjaan, samoin kuin edellä esitellyt otsikkopalkissa olevat samanlaiset painikkeet.
1.3.1 Tiedosto-valikko
Tiedosto-valikko sisältää jokaisessa
Windows-ohjelmassa ainakin seuraavat toiminnot: Lopeta,
Tallenna, Tallenna nimellä, Uusi, Avaa, Sulje ja Tulosta. Joissain ohjelmissa voi olla muitakin toimintoja,
kuten esimerkiksi Sivun asetukset.
Uuden Windows-ohjelman omaksumista helpottaa esimerkiksi se seikka, että ohjelman voi aina lopettaa valitsemalla Tiedosto/Lopeta.
Valinta suoritetaan siten, että napautetaan hiiren 1-näppäimellä ensin haluttu valikko auki, jonka jälkeen avautuneen valikon päällä hiiren kursoria kuljettaen viedään se halutun toiminnon päälle. Valittuna oleva toiminto värjäytyy kuten vieressä olevassa kuvassa. Tämän jälkeen voidaan jälleen painaa hiiren 1-näppäintä, jolloin valinta tulee suoritetuksi. Tässä tapauksessa ohjelman lopetus.
Valikossa olevien komentojen edessä ja perässä on usein erilaisia
merkintöjä, esimerkiksi Tallenna-valinnan jäljessä on Ctrl+S. Tämä tarkoittaa
sitä, että painettaessa Ctrl-näppäintä ja S-kirjainta saadaan aikaan sama
toiminto eli tallennus. Tallenna valinnan edessä on myös levykkeen kuva 
.
Tällä viitataan Vakio-työkalurivissä olevaan samaan kuvakkeeseen, josta myös
tallentaminen voidaan tehdä.
1.3.2 Muokkaa-valikko
Jokaisen
Windows-ohjelman Muokkaa-valikon ensimmäisessä osiossa on toiminto Kumoa.
Tämä toiminto on erittäin hyödyllinen ja Word -97:ssa erittäin tehokas. Yleensä
tavallisissa Windows-ohjelmissa voidaan peruuttaa 3-5 viimeisintä toimintoa.
Word-ohjelmassa voidaan vaikka koko päivän työ peruuttaa valitsemalla aina
kumoa yhä uudelleen ja uudelleen. Huomaa myös, että toiminto saadaan aikaan
myös näppäimillä Ctrl+Z. Myös näppäimet
Alt+del –näppäimet ajavat saman
asian.
Muokkaa-valikon toisesta osiosta löytyvät myös Windows-ohjelmien käyttöön erittäin kiinteästi kuuluvat toiminnot. Ne ovat Leikkaa, Kopioi ja Liitä. Näiden toimintojen avulla on mahdollista kopioida ja siirtää esimerkiksi tekstiä paikasta toiseen tai asiakirjasta toiseen. Lisäksi näiden toimintojen kautta on jopa mahdollista siirtää eri ohjelmista tietoa toiseen.
Tekstin (tai minkä tahansa objektin) kopiointi (tai siirto) tapahtuu siten että:
- valitaan ensin siirrettävä objekti, esimerkiksi maalataan teksti tai napautetaan kuvaa, tämän jälkeen voidaan antaa valikkokomento Muokkaa/Kopioi.
Ihmettelet ehkä miksi mitään ei tapahtunut (tekstiä siirrettäessä siirrettävä teksti siirtyy leikepöydälle ja katoaa samalla alkuperäisestä paikasta, mutta ei kopioitaessa). Tämä johtuu siitä, että kopioitava teksti kopioitui Leikepöytä-nimiseen ohjelmaan.
- siirretään kursori paikkaa, jonne kopioitava teksti halutaan.
- valitaan Muokkaa/Liitä, jolloin kopioitu teksti ilmestyy siihen paikkaa, jossa kursori on
Haluttaessa siirtää tekstiä käytetään toimintoa Muokkaa/Leikkaa, jolloin valittu teksti häviää leikepöydälle. Tämän jälkeen siirretään kursori haluttuun paikkaa ja toimitaan samoin kuin kopioidessa.
1.3.2.1 Kopioiminen, leikkaaminen ja liittäminen näppäimistöltä
Kopiointi ja leikkaaminen on monta kertaa paras tehdä näppäimistöltä. Syitä on monia, esimerkiksi nopeus ja hiiren huono käyttötaito. Alhaalla olevassa taulukossa on esitelty mitä näppäimiä voi käyttää. Siinä on erikseen Windows- ja Mikrosoft-näppäimet. Jako voi tuntua hassulta, koska Windows on Mikrosoftin tekemä, mutta Windows-näppäimet toimivat jokaisessa Windows-ohjelmassa.
|
Toiminto |
Windows |
Microsoft |
Työkalurivi |
|
Tekstin maalaus |
Vaihto + nuolinäppäin |
Hiirellä raahaten |
|
|
Kopioi |
Ctrl + Insert |
Ctrl + C |
|
|
Leikkaa |
Vaihto + Delete |
Ctrl + X |
|
|
Liitä |
Vaihto + Insert |
Ctrl + V |
|
1.3.3 Ikkuna
Ikkuna-valikolla
on loogisesti vain ikkunoihin liittyviä toimintoja. Kuten lähes kaikissa Windows-ohjelmissa,
myös Word:issä on mahdollista avata useita asiakirjoja yhtä aikaa.
Ikkuna-valikon viimeisen osion kautta yksinkertaisesti vaihdetaan asiakirjasta toiseen. Esimerkiksi kuvassa on auki peräti
6 Asiakirjaa.
Asiakirjat voidaan myös järjestää kaikki siten, että molemmat tai kaikki asiakirjat ovat näkyvissä. Kuvan tilanteessa Wordin työtila jakaantuisi 6 osaan tai ikkunaan.
Jaa-toiminnolla asiakirja jaetaan kahteen osaan, jolloin voidaan kirjoittaa helposti vaikka asiakirjan alkuun ja loppuun.
Uusi ikkuna –valinta avaa uuden ikkunan jo auki olevasta asiakirjasta eli tekee kopion valitusta asiakirjasta.
1.3.4 Ohje
Jokaisessa Windows-ohjelmissa on viimeisenä Ohje-valikko. Sitä kautta saadaan tietoa ohjelman toiminnasta. F1-näppäimen painaminen ajaa saman asian. Tällöin käynnistyy pieni ohjelma, nimeltä avustaja
Kuva 2: Klemmari-avustaja
Tästä kannattaa valita kohta: Näytä ohjeaiheet, jolloin käynnistyy varsinainen Microsoft Word Ohje.
Siinä on kolme välilehteä: Sisällys, Hakemisto ja Etsi, joita napauttamalla saadaan hiukan erilaisia ohjeita.
Sisällys-välilehdellä on kerätty aihepiireittäin valmiiksi joitain ohjeita. Hakemisto-välilehdellä ohjeiden aiheet ovat aakkosjärjestyksessä. Tehokkain valinta Etsi, mahdollistaa avustetietojen etsimisen hakusanojen perusteella.
1.4 Työkalurivit
Word -97:ssa on 13-valmiiksi tehtyä työkaluriviä. Painamalla
työkalurivin päällä hiiren 2-näppäintä saadaan näkyviin kuvassa oleva valikko,
josta voidaan valita halutut työkalurivit. Yleensä työkaluriveistä on näkyvissä
Vakio- ja muotoilu-työkalurivit sekä piirto, joista 
enemmän
tuonnempana.
Haluttaessa työkalurivi näyttöön, sen kohdalle lisätään tarkistusmerkki, aivan kuten Vakio-, Muotoilu- ja Piirto-tehtäväpalkkien kohdalla on.
Työkaluriveistä voidaan, samoin kuin valikoistakin, poistaa tarpeettomia toimintoja. Tietenikin toimintoja voidaan myös lisätä.
Esimerkiksi jos halutaan lisätä Vakio-työkaluriviin toiminto: Muuta kirjaintaso, toimitaan seuraavasti:
Ø Valitaan mukauta
Ø Valitaan välilehti komennot
Ø
Valitaan kohta Muotoilu ja etsitään 
-painike
Ø Raahataan painike Vakio-työkalurivin päälle siten, että näkyviin saadaan pystyviiva
Ø Vapautetaan hiiren painike ja suljetaan dialogi
Työkalurivit sisältävät usein kuvakkeita, joiden tulkinta on sangen vaikeaa. Tätä helpottamaan on tehty aputoiminto, joka näyttää pienen selitetekstin kun hiiren kursori jätetään vähäksi aikaa painikkeen päälle.
1.4.1 Vakio-työkalurivi
Vakio-työkalurivin
toiminnot ovat oikealta vasemmalle: Uusi,
Avaa, Tallenna, Tulosta, Esikatselu, Kieliasun tarkistus, Leikkaa, kopioi,
Liitä, Muotoilusivellin, Kumoa, Tee Uudelleen, …
Muita tärkeitä ovat oikeassa reunassa olevat Zoomaa ja Näytä tai piilota koodit ja palstat sekä Lisää taulukko.
1.4.2 Muotoilu-työkalurivi
Muotoilu-työkalurivissä on ensimmäisenä kursorin kohdalla vaikuttava tyyli, fontti ja fontin koko.
Muotoilunäppäimet Lihavointi, Kursivointi ja Alleviivaus ovat seuraavina.
Tekstin tasausnäppäimet: Tasaa vasemmat reunat, keskitä, Tasaa oikeat reunat ja Tasaa molemmat reunat ovat seuraavat neljä pikanäppäintä.
Loput näppäimet ovat: Numeroitu luettelo, luettelomerkit, pienennä sisennystä, suurenna sisennystä, ulkoreuna, korotus ja fontin väri.
1.4.3 Piirto-työkalurivi
Tämä työkalurivi on tyypillisesti Wordin työtilan alareunassa.
1.5 Viivain
Viivaimen avulla voi suorittaa monta eri tekstin muotoilutehtävää. Marginaalien muuttaminen ja sarkainten asetus mm. käyvät helposti ja nopeasti tätä kautta.
Lisäksi uusien sarkain kohtien asetus käy tästä napauttamalla hiirellä
halutussa kohdassa. Väärään kohtaan tullutta sarkainta voi siirtää tai sen voi
vetää pois työtilaan.
1.6 Tilarivi
Tilarivi on Word-ohjelman alareunassa.
Ensimmäisessä osiossa on kursorin paikkaa asiakirjassa selittävä osio. Tässä tapauksessa kursori on sivulla 7, osassa 1 ja dokumentissa 7/29 sivua yhteensä.
Toisessa osiossa (AI) on kursorin paikka annettu vieläkin tarkemmin eli jälleen esimerkissämme kursori on 16 cm sivun yläreunasta, rivillä 14 ja sarkaimen 5 kohdalla.
Muut tilarivissä olevat osiot eivät ole näin selkeitä. NAUH, liittyy makrojen nauhoitukseen, sitä kaksoisnapauttamalla saa esille dialogin, josta voi aloittaa makrojen nauhoituksen.
Kaksoisnapauttamalla MUOK-kohtaa, saat käyttöösi muokkaustilan. Tämä on tila, joka osoittaa asiakirjan lisätyt, muokatut ja poistetut kohdat.
Kaksoisnapauttamalla LAAJ-osiota Word siirtyy laajennustilaa. Tämä tarkoittaa sitä, että hiirtä napsauteltaessa tai näppäintä painettaessa Word valitsee automaattisesti tekstiä.
KORV-osion aktivoiminen kaksoisnaputtamalla saa Wordin siirtymään korvaustilaan. Oletusarvon mukaanhan Word lisää kirjoittamasi merkit asiakirjaan sitä mukaa kuin kirjoitat ne. Korvaustilassa voit halutessasi kirjoittaa entisen tekstin päälle eli korvata entiset merkit ilman että niitä tarvitsee erikseen poistaa.
Kaksoisnapauttamalla WPO-osoiosta saat nähtäväksi WordPerfect-ohjeet.
Kuvassa näkyvä viimeinen osio näyttää oikein kirjoituksen tilan. Kaksoisnapauttamalla tätä osiota Word etsii kappaleesta, jossa kursori on, lähimpänä olevan väärin kirjoitetun sanan.
Tilarivillä voi näkyä myös tämä 
–kuvake.
Se tulee näkyviin taustatallennuksen aikana. Lisäksi tulostuksen aikana tulee näkyviin
–kuvake,
jota kaksoisnapauttamalla voidaan tulostus keskeyttää.
2. Asiakirjan tallentaminen, avaaminen ja tulostaminen
Kirjoitetutun tekstin tallentaminen on yksi tekstinkäsittelyä nopeuttava tekijä. Teksti kannattaa aina tallentaa, vaikka sillä olisi pituutta vain sivu verran ja vaikka sitä ei enää tarvitsisi esimerkiksi tulostuksen jälkeen. Tähän on ainakin kaksi syytä.
Ensimmäinen on se, että paperilta näkee usein paremmin tekstissä olevat virheet kuin näytöltä. Kun teksti on tallessa voidaan virhe korjata ja tulostaa teksti uudelleen.
Toinen, ehkä yleisempi syy Windows-ympäristössä, on tulostuksen tai ohjelman jumittuminen, jolloin tekstiä ei saada enää tallennettua eikä tulostettua. Tulostuksen jumittumisen syy voi olla verkossa, tulostimen muistin vähyydessä tai vaikkapa paperin jumittumisessa tulostimeen. Vaikka teksti olisi ollutkin virheetöntä, se joudutaan tulostamaan uudelleen ja jos sitä ei ollut tallennettu se joudutaan myös kirjoittamaan uudestaan.
2.1 Kuinka usein pitäisi tallentaa?
Kenenkään ei pitäisi työskennellä siten, että tallentaa vain kerran päivässä lopettaessaan kirjoittamisen. Edellä on esitelty syitä miksi. Kuinka usein sitten pitäisi tallentaa?
Nyrkkisääntönä voidaan pitää seuraavaa: Kun on työskennellyt 10 minuuttia tai saanut kirjoitettua yhden sivun.
Toinen hyvä periaate on tallentaa aina kun tekee suuria muutoksia asiakirjaan. Tällaisia suuria muutoksia ovat esimerkiksi kuvan liittäminen, taulukon tekeminen, oikoluku tai tulostus. Tällöin, jos muutos sotkee asiakirjan tai kaataa Windowsin, se voidaan aina palauttaa ulkoisesta muistista.
2.2 Varmuuskopiointi
Word -97:ssä on automaattinen varmennus, joka tallentaa tekstin aina automaattisesti halutun välein. Tallennusväliksi on oletuksena asennettu 10 minuuttia. Varmuuskopiosta on eniten hyötyä silloin, kun ohjelma jumittuu. Käynnistettäessä uudelleen Word kysyy avataanko tiedostosta varmuuskopio? Varmuuskopioinnin asetuksia voi muuttaa valikon kohdasta Työkalut/Asetukset/Tallenna.
2.3 Tallentaminen
Jokaisessa Windows 95&98 –ohjelmissa tallennus tapahtuu aivan samoin ja samanlaisesta dialogista.
Ensimmäisellä
tallennuskerralla valittaessa Tiedosto/Tallenna
saadaan hiukan yllättäen yllä oleva tallenna
nimellä –dialogi.
Tiedosto-valikossa olevaan Tallenna nimellä… -valintaa ei kuitenkaan käytetä normaalisti tallentamiseen, vaan nimenomaan tätä tallenna-valintaa. Tallenna nimellä on tarkoitettu tilanteeseen, jossa vanhaan tiedostoon on tehty muutoksia, mutta se kuitenkin halutaan säilyttää sellaisenaan tulevaa käyttöä varten, eräänlaisena mallitiedostona. Tällöin tiedostolle voidaan antaa uusi nimi.
2.3.1 Tiedoston tallennuksen ja avaamisen eri vaiheet
Tallennus kannattaa tehdä alussa nyt esitettävässä järjestyksessä. Myöhemmin taitojen karttuessa tietyt vaiheet voi ohittaa. Itse asiassa myös tiedoston avaaminen voidaan tehdä samoin kuin tiedoston tallentaminen.
2.3.2 Kohteen valinta
Kohteelle
tarkoitetaan levyasemaa ja kansiota (hakemistoa) minne tiedosto halutaan
tallentaa. MS-Office –paketissa kohteen valintaa on helpotettu siten, että ko.
ohjelmat tallentavat aina C:\Omat tiedostot
–kansioon. Alussa kaikki tiedostonsa voi tallentaa sinne, mutta kokemuksen ja
kenties samalla tiedostojen lukumäärän kasvaessa, voi olla tarpeen tiedostojen
ryhmittely eri kansioihin.
Lisäksi on tilanteita, joiden vuoksi on hyvä osata valita kohde myös itse. Esimerkiksi tilanne, jossa viimeksi on tallennettu eri kansioon. Tällöin Word ehdottaa myös seuraavan tallennuksen yhteydessä tätä samaa viimeksi käytettyä kansiota. Toinen tilanne on tiedoston avaus. Haluttu tiedosto ei välttämättä sijaitse C:\Omat tiedostot –kansiossa. Myös haluttaessa ottaa tiedosto mukaan, täytyy käyttäjän osata tallentaa tai kopioida tiedosto levykkeelle eli A:\-asemaan.
Kohteen valinta on itse asiassa yksi syvällisimmistä asioista tietokoneen käytön kannalta. Tehokkaan ja tarkoituksen mukaisen käytön kannalta se on syytä opetella myös ymmärtämään syvällisesti
Ø Valitse ensin asema, jonne halutat tallentaa.
Ø 3½-Levyke (A:) tallennettaessa levykkeelle
Ø (C:) tallennettaessa kovalevylle, kuten kuvassa
Ø Tämän jälkeen kaksoisnapautetaan kansiota, johon halutaan tallentaa. Kuvassa Omat-kansiota
Ø Kansioiden sisällä voi olla vielä muitakin kansioita, kuten kuvassa Äänekoski ja sen alla vielä Oppaat-kansio
Ø
Nyt kohteeksi on valittu C:\Omat\Äänekoski\Oppaat.
Tässä tiedoston sijainnin ilmoittavassa esitystavassa ensin on asematunnus ja
kaksoispiste, jonka jälkeen kansiot on erotettu takakenoviivalla \.
Hakemistorakennetta voidaan esittää myös piirroksen avulla yllä olevaan tapaan.
2.3.3
Tiedoston nimi, tarkenne ja tallennusmuoto
Windows 95&98&XP –käyttöjärjestelmissä tiedoston nimi voi olla pituudeltaan peräti 255 merkkiä. Merkeiksi kelpaavat kirjaimet ja numerot, mutta esimerkiksi merkit: * ja / eivät kelpaa. Tiedoston tarkenne on pituudeltaan kolme merkkiä. Tiedoston nimi ja tarkenne erotetaan toisistaan pisteellä.
Kuvassa tiedostolle on annettu nimeksi Word -97. Word antaa tiedostolle automaattisesti tiedostotarkenteen, joka on doc. Tiedoston täydellinen nimi siis on Word 97.doc. Tiedoston täydellinen paikka ulkoisessa muistissa on C:\omat\äänekoski\oppaat\Word 97.doc.
Tallennusmuotoa ei tavallisesti tarvitse muuttaa. Esimerkiksi tässä tapauksessa tallennusmuoto on automaattisesti Word-asiakirja. Tämä tarkoittaa sitä, että tiedosto tallennetaan Word -97:n ymmärtämässä tiedostomuodossa.
Tilanne, jossa tallennusmuotoa muutetaan on yleensä seuraavan kaltainen. Kotona oleva Word-versio on vanhempi kuin työpaikalla oleva. Niinpä työstä kotiin tuodut Word-tiedostot eivät avaudu kotikoneen Wordilla. Tämä ongelma voidaan kiertää siten, että valitaan tallennusmuodoksi jokin edellinen Wordin versio. Ainut haittapuoli tässä on se, että aivan kaikki muotoilut eivät välttämättä tallennu vanhemman version tallennusmuodossa.
2.3.4
Tallennuksen asetukset
Tallennuksen asetuksissa on muutama mielenkiintoinen valinta, joiden olemassa oloon on syytä tutustua.
Valinta: Luo aina varmuuskopio tallentaa tiedostosta varmistustiedoston, josta on hyötyä esimerkiksi Windowsin jumittuessa.
Myös valinta: Tallenna automaattisesti on tehty mm. tilannetta varten, jossa Windows jumittuu.
Vielä yksi hyödyllinen valinta: Upota True Type –fontit. Tätä kannattaa käyttää silloin kun kuljettaa asiakirjoja koneesta toiseen ja eikä ole varma, onko koneessa fontteja, joilla jotkin hienot muotoilut on tehty.
Salasanaa ei kannata juuri koskaan antaa tiedostolle. Usein käy niin, että se unohtaa, mutta toiseksi se on monta kertaa todella tehoton suojauskeino.
2.3.5
Tallenna versio
Tallenna versio dialogissa voi antaa kommentteja versiosta. Tarvitaan ehkä jossain todella vakavamielissä kirjoittelussa, jossa esimerkiksi eri versioiden erottaminen toisistaan on tärkeää.
2.4 Asiakirjan avaaminen
Asiakirjan avaaminen tapahtuu aivan samankaltaisesta dialogista kuin sen tallentaminenkin. Työjärjestyskin on sama eli ensin valitaan kohde, jonka jälkeen kaksoisnapautetaan mahdollisesti kansioita, joiden sisällä tiedosto on ja kun tiedosto on saatu näkyviin kaksoisnapautetaan myös sitä, jolloin se avautuu. Ainoa ero tiedoston tallennus –dialogiin on tiedoston etsimiseen liittyvät valinnat.
2.5 Tulostaminen
Tulostus voidaan valita valikosta Tiedosto/Tulosta tai näppäimistöltä Ctrl+P. Painettaessa Vakio-työkalurivistä tulostimen kuvaa tapahtuu tulostus välittömästi oletusarvoilla, muutoin saadaan alla oleva dialogi.
2.5.1 Kirjoitin
Tästä kohdasta nähdään onko oikea kirjoitin valittu. Joskus tietokone voi olla kytketty useisiin erilaisiin kirjoittimiin.
Tulostus voidaan myös ohjata tiedostoon, jos kirjoitinta ei ole käytettävissä,
jonka jälkeen tiedosto voidaan kopioida suoraan kirjoittimelle jossain muualla
siten, että alkuperäiset muotoilut säilyvät.
2.5.2 Ominaisuudet
Tästä kohdasta päästään vaikuttamaan tulostimen ominaisuuksiin ja asetuksiin.
2.5.3 Sivualue
Tässä on neljä eri valintaa. Valinta Kaikki tulostaa loogisesti koko asiakirjan. Nykyinen sivu tulostaa sivun, jolla kursori on. Kohdasta sivut voidaan valita pilkulla erottaen ne sivut, jotka halutaan tulostaa tai antaen alku ja päätepiste tai vain pelkkä alkupiste.
2.5.4 Kopioiden määrä
Kopiot kohdasta voidaan valita, että tulostuksesta otetaan kopioita, vaikka tulostin ei mikään kopiokone olekaan. Lajittele valinnalla määrätään lajitellaanko kopiot nipuittain vai sivuittain.
2.5.5 Tulostusvalinta ja tulosta
Tulostusvalinta kohdasta määrätään mikä osa asiakirjasta tulostetaan. Yleensä tulostetaan tietenkin itse asiakirja, mutta joskus tarvitaan tulostusta mm. tyyleistä, kommenteista tai asiakirjan ominaisuuksista.
Tulosta kohdasta valitaan tulostetaanko asiakirja vai vain parittomat tai parilliset sivut.
2.5.6 Asetukset
Kohdasta asetukset voidaan asettaa alla olevassa kuvassa näkyvät vaihtoehdot.
· Luonnos tarkoittaa huonompaa tulostustarkkuutta kuin normaalista.
· Päivitä kentät tarkoittaa sivunumeroja, sisällysluetteloja yms. ja niiden päivittämistä tulostamisen yhteydessä.
· Taustatulostus valitaan silloin, kun ei haluta muun työskentelyn keskeytyvän tulostettaessa.
· Oletuslokero voidaan vaihtaa tulostettaessa kalvoja ja tarroja, jolloin voidaan käyttää määrittelyä käsinsyöttö. Tämä tarkoittaa sitä, että kirjoitin pysähtyy ja vaatii paperin laittamista erikseen tulostimeen.
3. Tekstinkäsittely
Tekstinkäsittelyssä on muutamia periaatteita, joita ei koskaan pidä rikkoa:
+ Sanojen välissä on vain yksi välilyönti. Kappaleiden välissä voi olla yksi tyhjä rivi tai kappaleen ensimmäinen rivi voidaan sisentää, jolloin tyhjää riviä ei tarvita.
+ Rivinvaihto tapahtuu automaattisesti, kun kursori saavuttaa paperin oikean reunan marginaalin. Älä koskaan katkaise liian leveää riviä Enter-näppäimellä! Jos tarvitaan kapeampaa tekstiä, niin kavennetaan marginaaleja tai sisennetään, mutta ei missään nimessä lisätä rivinvaihtoja. Myös sivun vaihto tapahtuu automaattisesti.
+ Välimerkit ovat kiinni vasemmalta puolelta sanassa ja niiden jälkeen on yksi välilyönti.
+ Vain kappaleiden väli asetetaan Enter-näppäimellä, ei koskaan rivinvaihtoa.
+ Tekstinkäsittelyssä ei myöskään koskaan käytetä kirjoituskoneista tuttua sarkainta tai välilyönneillä sisentämistä, vaan aina sisennystoimintoa.
+ Tallenna teksti heti kirjoittamisen alussa, kun olet kirjoittanut vasta muutaman rivin. Jos tallentaminen syystä tai toisesta epäonnistuu, niin et menetä koko työtäsi, vaan vain muutaman rivin. Tallenna työsi aina myös ennen suuria muutoksia, kuten tulostusta tai taulukon lisäystä.
+ Kaikki usein toistuvat toiminnot tulisi tehdä erilaisten tyylien kautta, varsinkin pitkissä dokumenteissa.
+ Älä koskaan tee sisällysluetteloa, otsikoiden numerointia tai hakemistoa käsin.
3.1 Tekstin kirjoittaminen
Word -97 on oletuksen ns. lisäystilassa, jolloin kirjoitettava teksti siirtyy kursorin edellä. Tekstiä voidaan kirjoittaa, kun työtilassa kursori on vilkkuva pystyviiva.
Word -97:llä kirjoittamista on helpotettu siten, että jos pisteen jälkeen on välilyönti, niin seuraava sana korjataan automaattisesti alkavaksi isolla alkukirjaimella, jos kirjoittaja ei ole huomannut näin tehdä.
3.1.1 Merkkien poisto
Osa esiteltävistä näppäinyhdistelmistä toimii myös kaikissa Windows-ohjelmissa, joten niitä kannattaa kokeilla aina.
|
Toiminto |
Näppäinyhdistelmä |
|
Kursoria edeltävä merkki |
Del-näppäin |
|
Kursorista seuraava merkki |
Delete-näppäin |
|
Sanan osan poisto kursorista vasemmalle |
Ctrl + Del |
|
Sanan poisto kursorista oikealle |
Ctrl + Delete |
|
Sivun loppuosan poisto |
Ctrl + Alt+
Delete |
HUOMIOI! Jos alue on valittu, ts. maalattu, niin alue korvautuu seuraavaksi painettavalla näppäimellä. Esimerkiksi painettaessa k-kirjainta valittu alue korvautuu k-kirjaimella. Tämän tavan etuna on se, että aluetta ei tarvitse erikseen poistaa, niin kuin monella on tapana.
3.1.2 Poistettujen merkkien palauttaminen
Word -97 pystyy palauttamaan useita kymmeniä poistoja. Valikosta kohdista Muokkaa ja Palauta löytyy tämä toiminto.
Toiminnon voi valita joko valikosta tai työkalurivistä, mutta kaikkein nopein tapa valita kumota-toiminto on suoraan näppäimistöltä.
|
Toiminto |
Windows |
Microsoft |
Työkalurivi |
|
Edellisen toiminnon kumoaminen |
Alt +
Del
|
Ctrl +
Z
|
|
3.1.3 Tekstissä liikkuminen
Tekstissä voidaan liikkua joko hiirtä tai vierityspalkkeja käyttäen tai sitten näppäimistöltä. Tavallisinta on käyttää nuolinäppäimiä, joilla liikutaan merkki kerrallaan joko vasemmalle tai oikealle, tai rivi kerrallaan joko ylös tai alas. Muita käytännöllisiä liikkumistapoja seuraavassa taulukossa:
|
Toiminto |
Näppäin |
Toiminto |
Näppäin |
|
Sana kerrallaan oikealle |
Ctrl + Þ |
Näyttö kerrallaan ylöspäin |
Page Up |
|
Sana kerrallaan vasemmalle |
Ctrl + Ü |
Näyttö kerrallaan alaspäin |
Page Down |
|
Rivin alkuun |
Home |
Asiakirjan ensimmäiselle riville |
Ctrl + Home |
|
Rivin loppuun |
End |
Asiakirjan viimeiselle riville |
Ctrl + End |
3.1.4 Tekstin valitseminen eli maalaaminen
Haluttaessa tehdä tekstille muutoksia pitää muutettavan tekstin olla valittu, ellei haluta muutoksien vaikuttavan koko asiakirjaan.
Yksi tapa valita tekstiä on siten, että viedään hiiren kursori valittavan sanan eteen, painetaan hiiren vasen nappi pohjaan ja liikutetaan hiiren kursoria oikealle, jolloin valittava alue värjääntyy. Kun haluttu alue on kokonaan valittu, niin päästetään hiiren vasemmasta napista irti ja valitaan haluttu muutos, joka tällöin vaikuttaa vain valittuun alueeseen.
Toinen tapa on tehdä valitseminen suoraan näppäimistöltä:
|
Toiminto |
Näppäimet |
|
Merkin valinta kursorista oikealle |
Shift + Þ |
|
Merkin valinta kursorista vasemmalle |
Shift + Ü |
|
Valinta kursorista alkaen rivin loppuun |
Shift + End |
|
Valinta kursorista alkaen rivin alkuun |
Shift + Home |
|
Sanan valinta |
Shift + Ctrl + Þ |
3.1.5 Tekstin kopioiminen, siirtäminen ja poistaminen
Kun teksti on valittu se voidaan kopioida, siirtää tai poistaa. Merkkien poistamisesta enemmän seuraavassa luvussa, mutta valittu alue voidaan poistaa painamalla jotain merkkiä, Del- tai Delete-näppäintä, jolloin ko. alue korvaantuu sillä
Tekstin kopiointia tarvitaan esimerkiksi siirrettäessä tekstiä asiakirjasta toiseen. Kun alue on valittu, voidaan kopiointi suorittaa joko näppäimistöllä tai hiirellä. Painettaessa näppäimiä Ctrl+C tai Ctrl+Insert tai valittaessa hiirellä Muokkaa/Kopio tai painettaessa Vakio-työkalurivistä kopiointi painiketta valittu tieto siirtyy leikepöytä (Clipboard) nimiseen ohjelmaan, jossa se yleensä säilyy seuraavaan kopiointiin saakka. Tämän jälkeen kursori siirretään paikkaa, johon kopioitu teksti halutaan liittää ja valitaan Ctrl+V tai Muokkaa/Liitä, jolloin tekstin pitäisi ilmestyä kursorista alkaen.
Tekstin siirtämien eli leikkaaminen on muuten samanlaista kuin kopioiminen paitsi että siinä käytetään näppäimiä Ctrl+X tai Vaihto+Delete tai toimintoa Muokkaa/Leikkaa. Lisäksi erona on myös se, että siirrettävä teksti häviää leikepöydälle siirtokohdasta. Liittämien tapahtuu samalla lailla kuin kopioimisessakin.
Tekstiä voidaan siirtää myös raahaamalla, jolloin hiirellä tartutaan valitusta alueesta kiinni ja raahataan se haluttuun paikkaan. Tämä keino ei ole hyvä, jos siirrettävä alue on iso, mutta esimerkiksi sanojen siirto on ehkä nopein tehdä näin.
3.2 Tekstin eli fontin muotoilu
Tekstin muotoilulla tarkoitetaan tekstin ulkonäön muuntamista eri tavoilla. Haluttaessa muuttaa tietyn sanan muotoilua valitaan tämä ensin. Sen jälkeen annetaan komento Muotoile/Fontti, jolloin saadaan fontin muutokset mahdollistava dialogiboksi. Dialogista nähdään, että lähes kaikkia tekstin ominaisuuksia voidaan muuttaa.
Varoituksena sanottakoon, että yhtä dokumenttia kohden ei pitäisi käyttää kuin enintään viittä tai kuutta tehokeinoa. Käytettäessä useampia tehokeinoja tekstin luettavuus kärsii.
Seuraavana on esitelty esimerkkejä siitä, minkälaisia muutoksia
fonttidialogista voidaan tehdä.
3.2.1 Fonttityyli
Normaali, kursivoitu, lihavoitu ja lihavoitu ja kursivoitu.
3.2.2 Fontin koko
6, 8, 10, 12, 14, 16, 22, 36, 48, 72, 100, 160
3.2.3 Alleviivaus
Yksinkertainen, vain sanat, kaksinkertainen, piste, paksu, katkoviiva, piste viiva, piste piste viiva, aalto
3.2.4 Tehosteet
Yliviivaus, Kaksoisyliviivaus, yläindeksi,
alaindeksi, varjostus, ääriviiva, kohokuvio, kaiverrus, kapiteelit, kaikki isolla
Esimerkiksi Pinta-ala on 100 m2.
3.2.5 Fontti
Käytettävissä olevien fonttien lukumäärä riippuu siitä, että kuinka paljon fontteja on asennettu tietokoneeseen. Fontteja voi ostaa, tehdä itse tai kopioida internetistä. Fontin vaikutusta tekstiin voi katsella dialogiboksissa olevasta esimerkkitekstistä.
Tässä muutamia esimerkkejä muutamista yleisimmistä fonteista.
Usein
käy siten, että koko teksti alleviivautuu punaisella aaltoviivalla. Tällöin on
yleensä kyse siitä, että oikoluvun kieli on väärä. Kieli vaihdetaan valikosta Työkalut/Kieli/Määritä kieli. 
