PowerPoint on esitysgrafiikkaohjelma, joka kuuluu
Microsoftin Office -pakettiin. Sillä voi luoda esityskalvoja, mustavalkoisia
tai värillisiä sekä laatia tehokkaita diaesityksiä. Esitystä voi tehostaa
kuvilla, kuvioilla ja erilaisilla kaavioilla. Mukana tulee mm. yli 1000 kuvan
ClipArt-kuvakirjasto, organisaatiokaavion piirto-ohjelma ja yksinkertainen
taulukkolaskentaohjelma
Diaesityksessä voi valita erilaisia diojen ja tekstien
siirtymätapoja, käyttää multimediaefektejä, määrittää diojen vaihtumisajat tai
valita jatkuva automaattinen esitys. Esityksen voi tulostaa dioina, jaettavana
tiivistelmänä, muistiinpanosivuina tai jäsennyksenä sekä julkaista
html-muodossa www-sivuna.
On selvää, että todellista esitystä tehtäessä tärkeintä on
esityksen sisältö. Nyt kuitenkin unohdamme sen, ainakin aluksi. Seuraavaksi
kannattaisi miettiä välinettä, jolla haluamme tuoda sanottavamme julki. Sekin
on jo valmiiksi rajoitettu, koska kurssin tarkoitus on opetella PowerPoint-ohjelman
käyttöä. Tämä valinta rajoittaa myös paljon sitä, miten voimme tuoda asiamme
esille. Tällä kurssilla käydään vain teknisesti tärkeitä asioita PowerPoint-esityksestä,
varsinaiseen esityksen tyyliin ei ole mahdollista paneutua. Se vaatisi
grafiikan alan ja havaintopsykologian tuntemusta.
Aloitettaessa uusi PowerPoint-työ, kannattaa ensimmäiseksi
miettiä miten aikoo työnsä tehdä. On olemassa kaksi perustapaa. Joko valmiin mallin käyttö, jolloin työ valmistuu
melkein samalla kun sitä kirjoitetaan tai materiaalin kokoaminen ensin ja vasta
sitten sopivan mallin hakeminen tai tekeminen. Tietenkin työn tekemisen voi
aloittaa myös sopivan mallin tekemisestä.
Lähes kaikissa nykyaikaisissa Windows-ohjelmissa on valmiita
pohjatiedostoja. Näitä käyttämällä
saadaan nopeasti aineistosta näyttävän ilman, että kaikkea tarvitsee määritellä
itse. Aina tulisi pyrkiä käyttämään samanlaisina toistuvissa toiminnoissa tyylejä, tai tässä tapauksessa pohjia, varsinkin pitemmissä
julkaisuissa. Syy tähän on se, että tällä tavalla tehtyjen tiedostojen
muunneltavuus on nopeaa ja helppoa.
Oletetaan esimerkiksi, että olet tehnyt raportin
työnantajallesi, jonka otsikot ovat lihavoidut ja 14 pisteen suuruiset.
Työnantaja kuitenkin haluaan otsikoista suuremmat 16 pisteen kokoiset ja lihavoinnin
vaihdettavaksi kursivointiin. Jos tiedosto on tehty käyttäen tyylejä, voidaan
yhdellä tyylit tiedoston muutoksella vaihtaa kaikki tehdyt otsikot
halutunlaisiksi. Toinen vaihtoehto on se, että jokainen otsikko käydään läpi ja
muutetaan sen määrityksiä käsin. Tämä vie paljon aikaa, jos otsikoita on
esimerkiksi yli sata kappaletta.
PowerPointin valmiissa pohjissa saavutetaan lisäksi se etu,
että kaikki värit ovat ammattilaisten taholta valmiiksi miettimät. Monta kertaa
käy nimittäin niin, että aloitteleva eritysten tekijä käyttää aivan liikaa
värejä, jotka vielä soveltuvat huonosti yhteen. Valmiiden pohjien määrittelyjä
ei kannata muuttaa kovin radikaalisti, ainakaan alussa, niin erilaisten
esityspohjien kokeilu käy suoraan lennosta. Parhaimmissa pohjatiedostoissa on
teknisen puolen lisäksi paneuduttu asiasisältöön.
Kun esitykselle on saatu valittua malli, tehdään seuraavaksi
varsinaiset diat. Tämän jälkeen
mietitään, miten diat vaihtuvat näytöllä diasta toiseen ja mitä efektejä otsikoihin
ja teksteihin lisätään. Lisäksi pitää miettiä, tehdäänkö jatkuvaesitys,
esimerkiksi messuille vai pidetäänkö esitelmä, jossa diaesitys on tukena.
Tämän jälkeen dioihin liitetään mahdolliset muut efektit,
kuten liikkuva kuvat, kaaviot, piirrokset, valokuvat jne. Lopuksi mietitään
tallennusmuoto: Tallennetaanko tavallisesti tiedostoksi, vai tehdäänkö
aineistosta matkapaketti, jolloin
esityksen voi katsoa myös ilman varsinaista PowerPoint-ohjelmaa.
|
Kuva
1: Päivän vihje
|
Kun PowerPoint käynnistetään ensimmäisen kerran saadaan päivän vihje (Tip of the Day), joka on
hyvä tapa oppia ohjelman pieniä oikoteitä.
|
Kuva
2: Esityksen teon valinta
|
Kun päivän vihje on luettu, päästään seuraavaan valintaikkunaan.
Siinä on kolme valintaa: Ohjattu
sisällön luominen (Auto Contet Wizard), malli (template) ja tyhjä
esitys (Blank Presentation). Lisäksi voidaan avata aiemmin tallennettu esitys.
Uuden esityksen aloittaminen on nopeinta valitsemalla tyhjä
esitys. Tällöin keskitytään enemmän esityksen sisällön luomiseen ja mietitään
vasta myöhemmin ulkoasua. Jos yrityksellä on valmis esitysmalli, se tietenkin
kannattaa valita heti.
Malli avaa jonkin valmiin mallipohjan, ja ohjatulla sisällön
luomisella tehdään ennalta suunniteltu esitys, jossa on mietitty mm. esityksen
kestoa ja jopa sisältöä.
Niin kuin on jo tullut esille, esitys koostuu dioista (Slide), joissa on erilaisia
objekteja, tekstiä, kuvia, kuvioita, kaavioita jne. Ohjelmassa on valmiina 24
erilasta diarakennetta (Slide Layout),
joissa objektien paikat on valmiiksi merkitty.
Rakenteita voi muokata ja niistä voi myös poistaa osia.
Esityksen aluksi ohjelma ehdottaa otsikkodiaa, joka yleensä kannattaa valita.
Dialogissa on tietoja dian sisällöstä
ok- ja peruutuspainikkeiden alla.
Yleisimmät diarakenteet ovat kansi, luettelo, kaksi palstaa,
taulukko, organisaatiokaavio, kuva, diagrammi, medialeike.
Dialle voi lisätä objekteja myös ilman varsinaista pohjaa
raahaamalla sekä kopioimalla niitä toisista sovelluksista tai valikon Lisää (Insert) kautta. Sieltä voit
valita joko suoraan jonkin objektin, esimerkiksi kohdasta Filmi (Movie) voit lisätä avi-tiedoston. Jos jostain syytä jokin
tämän valikon toiminnoista ei toimi, kannattaa kokeilla samasta valikosta
kohtaa Objekti ja etsiä sieltä
haluttu toiminto.
Diarakenteen valinta tuo näytölle dian, jossa tekstin ja
muiden objektien paikkamerkit ovat
valmiina. Nämä merkit eivätkä näy tulostuksessa eikä lopullisessa esityksessä.
Työtilassa on tietenkin tutut Windows-ikkunoiden osat: otsikkorivi,
pikapainikkeet, valikot, vierityspalkit, tilarivi jne.
Kun on saanut otsikkosivun tehtyä, kannattaa pysähtyä
hetkeksi miettimään dian asetuksia. PowerPointissa on oletuksena, että
laadittava esitys tapahtuu näytöllä. Tällöin jokaisen dian mittasuhteet on
sovitettu näytön mukaan. Dian leveys on 24 cm ja korkeus 18 cm.
Tulostettaessa diat A4-paperille määrityksiä ei välttämättä tarvitse muuttaa,
koska paperin reunoille jää tällöin sopivat marginaalit. Jos kuitenkin halutaan
tehdä piirtoheitinkalvo A4-pystyarkille, täytyy dian asetuksia muuttaa ennen
esityksen laatimista. Valikosta Tiedosto/Sivun
asetukset saadaan näkyviin kuvassa näkyvä valintaikkuna.
Kun dian esitystapaa muutetaan, määritys koskee vain
tekeillä olevaa esitystä. Uudessa esityksessä ovat voimassa jälleen
PowerPoint-ohjelman oletusarvot.
Samoin kuin Microsoftin Word -tekstinkäsittelyohjelmassa on
myös PowerPointissa automaattinen oikoluku, joka korjaa kirjoitusvirheet jo
kirjoituksen aikana.
Oikeankirjoituksen voi aktivoida valikkokomennolla Työkalut/Oikeinkirjoitus tai funktionäppäimellä F7.
Automaattinen korjaus (valikkokomento
Työkalut/Automaattinen korjaus)
korjaa kirjoitusvirheet jo kirjoituksen aikana. Tämä tietysti edellyttää sitä,
että virheet ja niiden korjaukset on ohjelmaan kerran määritelty.
Yksi hyvä tapa käyttää tätä toimintoa on lyhennelmien teko, jotka sitten
automaattisen korjauksen ansioista korvataan oikeilla sanoilla. Alla olevassa
kuvassa
Jokainen esitys perustuu johonkin malliin, jopa tyhjä
esitys. Malli määrittelee dian asetukset aina tekstin koosta
erikoistehosteisiin asti.
|
Kuva
4: Dianäkymän pikavalinta
|
Esityksen laatimiseen on valittavissa erilaisia työtiloja,
näkymiä. Sopiva näkymä valitaan työtilanteen mukaan. Kuvassa olevat symbolit vasemmalta
oikealle ovat: dianäkymä, jäsennys, dialajittelunäkymä, muistiinpanonäkymä ja
diaesitys. Tämä palkki on työtilan vasemmassa alareunassa.
|
Kuva 5: Vierityspalkin käyttö
|
Vieritysneliön
vetäminen tuo esille vieritysvihjeen, joka näyttää dian järjestysnumeron ja otsikon.
Kun haluamasi dian tiedot on näkyvissä, vapauta hiiripainike. Tämä sama keino toimii
myös muissa Microsoft Office –paketin
ohjelmissa.
Myös tavalliset Windowsin liikkumiskomennot toimivat. Page up vie seuraavaan diaan ja Page down edelliseen. Muita paljon dokumentissa
käytettyjä liikkumiskomentoja ovat Ctrl+Home
ja Ctrl+End, joista ensimmäinen vei
dokumentin alkuun ja jälkimmäinen dokumentin loppuun.
PowerPointissa toimivat poikkeavasti myös näppäimen Home ja End, jotka vievät myös asiakirjan alkuun tai loppuun, mutta näitä
näppäimiä ei tässä tarkoituksessa kannata opetella käyttämään, koska ne eivät
toimi muissa Windows-ohjelmissa.
Ulkoasun suunniteluun voit käyttää kahdenlaisia malleja,
joko suunnittelumalleja tai värimalleja. Värimalli on
asiantuntijoiden laatima kahdeksan värin kokonaisuus dian eri osien muotoiluun
joko yksittäisessä diassa tai koko esityksessä.
Värimallin muotoilu tapahtuu valikkokomennolla Muotoile/Dian värimalli. Värimallin Mukautettu-välilehdestä voit tehdä dian
eri osille värimallista poikkeavan värityksen. Katso esimerkkiä seuraavasta kuvasta.
Esityksen suunnittelunmallin
voi tarkistaa aina tilariviltä, jota
kaksoisnapauttamalla sen voi myös vaihtaa toiseksi. Saman valinnan voi tehdä
myös valikkokomennolla Muotoile/käytä
suunnittelumallia.
Vaikka mallit ovat hyvinkin värikkäitä, niin niitä kaikkia
voi käyttää myös ilman väritulostusta. Valittaessa mustavalkonäkymä, niin dian
värit näkyvät harmaasävykuvina. Tulostettaessa täytyy kuitenkin vielä erikseen
määrätä millaisena diat halutaan tulostaa.
Esityksen taustan
voi vaihtaa joko yksittäisestä tai kaikista dioista. Taustaväriksi voi valita
erilaisia kuvioita, harmaasävyjä tai materiaalikuvioita. Tämä muotoilu tehdään
edellä mainitulla Dian värimalli ja Oma -välilehdellä.
Tekstin ulkoasu muokataan samaan
tyyliin kuin tekstinkäsittelyohjelmissakin. Voit muuttaa tekstin määreitä joko malliin,
jolloin ne vaikuttavat koko esitykseen tai yksittäisiin tekstilohkoihin.
Luettelomerkin
muoto ja väritys määräytyy niin ikään valitun mallin mukaan. Voit poistaa
valitun tekstin luettelomerkit toiseksi pikavalikon tai Muotoile-valikon Luettelomerkki…
-komennolla.
Päiväyksen, nimesi tai muun tekstin sekä sivunumero voit lisätä esityksen
jokaisen diaan tunnisteina. Valikosta
Näytä (View), kohta ylä- ja alatunniste (Head and Footer),
jolloin ne sijoitetaan mallissa määrättyihin paikkoihin.
Kuvat ja kuviot esitykseen voi piirtää millä tahansa
piirto-ohjelmalla, mutta myös PowerPoint-ohjelmaan kuuluu erilaisia
piirtotyökaluja. Näillä työkaluilla voi piirtää erilaisia viivoja, ympyröitä,
suorakaiteita, nuolia tai monikuvioita, mutta mikään taiteilijan piirto-ohjelma
PowerPoint ei ole.
Kuvioiden piirtämistä ja muokkaamista varten kannattaa näytölle
ottaa esille tarvittavat työkalurivit, valikkokomennolla Näytä/Työkalurivit.
Työkalurivi voi olla joko näytön reunassa tai siirrettävänä ikkunana näytöllä.
Työkalurivin saa pois näytöltä joko poistamalla valinnan Näytä, Työkalurivit tai
työkalurivin pikavalikosta.
Kuvioiden asettelu diaan helpottuu, kun otat näytölle esille
viivaimet. Valikosta Näytä (View), Viivain (Ruler) saat dian yläreunaan
viivaimen.
Apuviivojen avulla kuviot on helppo tasata diaan. Apuviivat
saa esille valitsemalla Näytä, Apuviivat (View, Guides). Oletuksena on kaksi
suorassa kulmassa olevaa viivaa dian keskiakselilla, mutta viivoja voi siirtää
haluttuun paikkaan. Uuden viivan
saat vetämällä viivan Ctrl-näppäin alas painettuna sopivaan
paikkaan. Huomaa! Ctrl-
näppäin kopioi aina Windowsissa kun objektia raahataan
hiirellä.
|
Kuva 7: Viivaimet ja apuristikko
|
Voit tarkistaa apuviivan etäisyyden dian keskipisteestä
pitämällä hiiren kursoria viivalla. Apuviivan voit poistaa vetämällä sen pois
diasta. Poistamisen sijasta apuviivat voi tietenkin myös poistaa valitsemalla
uudelleen Näytä, Apuviivat, jolloin valikossa näkyvissä
ollut tarkistusmerkki, rasti häviää. Myös näppäimillä Gtrl+G voi piilottaa tai tuoda esille apuviivat.
Taustaruudukko on
näkymätön vaaka- ja pystyviivojen muodostama ristikko. Valitessasi Piirrä (Draw), Kiinnitä (Snap to Grip) asettuvat kuviot ruudukkoon automaattisesti
piirrettäessä tai siirrettäessä. Jos haluat tilapäisesti ohittaa ruudukon, pidä
Alt-näppäin painettuna piirtäessäsi. Tämänkin valinnan voi poistaa samoin kuin
se saatiin aikaankin.
|
 Kuva 8: Objektin valinta
|
Piirtäminen
tapahtuu siten, että valitaan ensin piirrettävän kuvion työkalu. Tämän jälkeen
hiiren kursori siirretään diaan pitämällä hiiren painike alhaalla ja venytetään
kuvio sopivaan kokoon, jonka jälkeen painike voidaan vapauttaa. Halutessasi
piirtää useita samanlaisia kuvioita, kaksoisnaputa painiketta, niin voit
piirtää kuvio toisensa jälkeen. Säännöllisen kuvion, esimerkiksi suoran viivan
tai neliön, saat pitämällä Shift-näppäimen alhaalla piirtämisen ajan.
Ctrl-näppäimellä on se vaikutus, että piirrettävä kuvio piirtyy keskipisteestä.
Kun vapautat hiiripainikkeen, näet kuviossa valkoisten koonmuuntokahvojen muodostaman valintakehyksen. Tällöin kuvio on aktiivisena eli valittuna ja voit
kohdistaa eri toimintoja siihen.
Muokattava kuvio eli objekti on ensin valittava, ennen kuin
sitä voi muokata. Yksittäinen kuvio
valitaan napauttamalla sen reunaa. Useita vierekkäisiä
voit valita rajaamalla hiirellä alueen. Kuvioita sieltä täältä valitaan hiirellä ja pitämällä samalla shift-näppäin
painettuna. Kaikki kuviot valitaan joko valikosta Muokkaa, Valitse kaikki
tai näppäimillä Ctrl+A. Nämä
esitellyt tavat toimivat samanlaisina kaikissa Windows 95 -ohjelmissa.
Valitun kuvion voi vetää valintakehykseen tarttumalla uuteen
paikkaan. Valittu kuvio liikkuu myös nuolinäppäimillä askeleen kerrallaan.
Viivaimet ja apuviivat eivät aina riitä kuvioiden asettelemiseen tasaisesti toisiinsa
nähden. Silmämääräisen tasauksen avuksi on olemassa valikossa Piirrä ja Tasaa valinta, jolla kuviot voidaan tasata vaaka- ja
pystysuunnassa.
Kuviot järjestyvät näyttöön piirtojärjestyksessä, joka ei
välttämättä ole haluttu järjestys. Kuviot voidaan kuitenkin järjestää uudelleen
Piirrä-valikosta, josta valitun objektin
paikkaa voi vaihtaa. Kuvio voidaan siirtää joko eteen tai taakse tai tuoda
objekti askel kerrallaan eteen tai taakse.
|
Kuva 9: Kuvioiden järjestys
|
Näissä kolmessa kuvassa on samat objektit eli nelikulmio,
ympyrä ja kolmio. Ensimmäisessä kuvassa neliö on takana. Toisessa kuvassa sitä
on tuotu askel eteenpäin valikosta Piirrä
ja Siirrä eteenpäin. Kolmannessa
kuvassa neliö on tuotu eteen komennolla valikosta Piirrä ja Tuo eteen.
Näitä komentoja, tasausta ja paikkaa, joutuu käyttämään
jokaisessa piirto-ohjelmassa, joten siinä mielessä ne ovat hyvin yleisiä tekniikoita.
Kuvioiden
ryhmittämien tarkoittaa sitä, että toisiinsa liittyvät kuviot kiinnitetään
keskenään. Tällöin ryhmää tehtävät toiminnot vaikuttavat kaikkiin ryhmän
jäseniin. Tämä toiminto löytyy valikosta Piirrä ja ryhmitä. Ryhmän voi myös
purkaa komennolla Piirrä ja Pura Ryhmä, jolloin päästään jälleen käsittelemään
erikseen jokaista ryhmän jäsentä.
Kuvion pyörittäminen
diassa tapahtuu siten, että valitaan kuvio aktiiviseksi ja valitaan toiminto
pyöritä. Kuvion pyörittäminen tapahtuu Piirrä+-valikon
kautta, joka on jo esitelty edellä.
Kuvion tai
objektin kopioiminen ja monistaminen.
Tavallisin tapa monistaa aktiivinen kuvio on kopioida näppäimillä Ctrl+Insert tai Ctrl+C, ja sitten liittää näppäimillä Shift+Insert tai Ctrl+V
haluttu määrä. Tämän voi kuitenkin PowerPointissa tehdä suoraan näppäimellä Ctrl+D tai valikosta Muokkaa ja Monista.
|
Kuva
10: Tekstin sijoittaminen
|
Jokaiseen automaattiseen
muotoon voi kirjoittaa, heti kun kuvio on piirretty. Teksti asettuu kuvion
keskelle ja kirjoittuu kuvion keskeltä vasemmalle ja oikealle. Jos haluat
tekstin mahtuvan ja rivittyvän kuvioon automaattisesti, valitse Muotoile ja Ankkuroi teksti (Format, Anchor Text) ja valitse avautuvasta dialogista:
sovita objektin koko tekstiin
(Adjust Object Size to Fit Text) sekä automaattinen
rivitys tekstissä (Word Warp in Text Objects).
Tekstin
kirjoittaminen tapahtuu joko dia-
tai jäsennysnäkymässä (jäsennysnäkymästä
on seuraava kuva). Ohjelmassa on oletuksena lisäystila, joka tarkoittaa sitä, että kirjoitettu teksti siirtää
kursoria edellään. Korvaustila
saadaan aikaan painamalla Insert-näppäintä.
Tällöin kursorin edellä oleva teksti korvautuu kirjoitetulla tekstillä.
Tekstin korjaaminen suoritetaan
samoissa näkymissä aivan kuten tekstinkäsittelyohjelmissa. Askelpalautin eli
DEL-näppäin poistaa kursoria edeltävän merkin ja delete-näppäin kursorista
seuraavan merkin. Kursoria edeltävä sana tai sanan alku voidaan poistaa
painamalla näppäimiä Ctrl+del. Kursorista
seuraava sanan tai sanan loppu voidaan poistaa näppäimillä Ctrl+delete.
Diaesitys
aloitetaan yleensä tällä dialla. Tässä diapohjassa on vain kaksi kenttää joista
ylempää käytetään otsikolle ja alempi on varattu tekijätiedoille.
Useimmat
esitykset sisältävät luetteloita. PowerPoint-ohjelmassa oletetaan tekstin
olevan aina luetteloita otsikkoa lukuun ottamatta. Haluttaessa tavallista
tekstiä, joudutaan toimimaan poikkeuksellisesti.
Luetteloa kirjoitettaessa uusi luettelon jäsen saadaan
automaattisesti painettaessa Enter-näppäintä
luettelon lopussa. Alemman tason luettelojäsen saadaan aikaan sarkaimella. Huomaa, että seuraava
luettelonjäsen on samaa tasoa kuin edellinen. Haluttaessa palata ylemmälle
tasolle, painetaan Enter-näppäimen jälkeen Vaihto+Sarkain.
Valitse diarakenteista sellainen, joka sisältää valmiiksi ClipArt-kuvan merkkipaikan.
Kaksoisnapauttamalla voit yleensä lisätä ClipArt-kuvan. Jos näin ei jostain
syystä käy, voit vielä kokeilla valikkokomentoa Lisää/Kuva/ClipArt.
ClipArt-kuvien lisäksi voit käyttää PowerPoint-esityksessä
myös muita kuvia. PowerPoint tunnistaa useita eri kuvaformaatteja, mutta
tietenkin myös mistä tahansa Windows-ohjelmasta voi tuoda kuvia kopioimalla ne
isäntäohjelmassa ja liittämällä ne sitten PowerPointiin.
Kuvatiedostoja tuodaan myös valikkokomennolla Lisää/Kuva/tiedostosta…
Kaaviot, äänet, filmit ja yleensäkin kaikki ole-objektiti
voidaan tuoda PowerPoint-ohjelmaan samoin kuin edellä esitellyt muut kuvat.
PowerPointissa
taulukko lisätään käyttäen siihen sopivaa diapohjaa. Muutoin taulukon teko on
samanlaista kuin esimerkiksi Wordissa.
Annettaan vain sopiva määrä sarakkeita
ja rivejä. Molempia voi tosin lisätä
ja poistaa myös myöhemmin.
Kaaviolla
voidaan havainnollistaa erilaista numerotietoa. Yleisimmät kaaviot lienevät
pylväs- ja piirakkakaaviot.
Kaavion luonti on kaksivaiheinen, ensin syötetään kaavioiden piirtoon
tarvittava numerotietoa, jonka jälkeen valitaan parhaiten aihetta
havainnollistava kaavio. Numerotieto syötetään alla olevaan laskentataulukkoon.
Ensimmäisellä rivillä ja sarakkeessa olevat tekstit tulevat kaavion selitteiksi.
Tämä malli soveltuu hyvin pylväskaaviolle, mutta esimerkiksi
ympyrä kaaviolla voit piirtää vain joko 1. neljänneksestä tai idästä
poistamatta tiedostoa taulukosta.
Organisaatiokaaviolla
esitetään nimensä mukaisesti organisaation rakennetta.
Kun organisaationkaavio aloitetaan, niin käynnistyy Microsoft Organisaatiokaavio –ohjelma, jolla kaavio varsinaisesti
piirretään. Kun kaavio on sitten valmis, niin se saadaan näkymään esityksessä
antamalla kuvassakin näkyvä valikkokomento Tiedosto/Lopeta
ja palaa tiedostoon.
Jos vain siirrytään takasin PowerPoint-ohjelmaan niin kaavio ei päivity
varsinaisessa esityksessä. Tästä esityksessä merkkinä musta vinoraidoitus
kaavion päällä.
Tämä esitys muoto valitaan silloin kun
Ohjelma lopetetaan valikosta Tiedosto ja Lopeta. Myös
näppäinyhdistelmä Ctrl+F4 lopettaa minkä tahansa Windows-ohjelman. Lisäksi
ohjelma voidaan sulkea kaksoisnapauttamalla ohjelman vasenta yläkulmaa. Myös
oikeassa yläkulmassa oleva 
‑painike lopettaa ohjelman.
Ennen lopetusta tietenkin työ tallennetaan ja joskus myös
tulostetaan, joita lisää seuraavana.
Tulostaminen tapahtuu siten, että annetaan valikkokomento Tiedosto/Tulosta tai painetaan näppäimistöltä
Ctrl+P. Myös tämä näppäinyhdistelmä
on niitä, jotka toimivat jokaisessa Windows-ohjelmassa.
Kuvassa näkyvästä dialogista tulostaessa kannattaa valita puhdas mustavalkoinen, jolloin
esityksen teksti näkyy parhaiten.
|
Kuva 12: Tulostaminen
|
Tulosta alasvetovalikosta voidaan valita myös tiivistelmä, joka valinnasta riippuen tulostaa
kahdesta kuuteen sivua yhdelle sivulle. Tämä tiivistäminen onnistuu mainiosti,
koska esityksessä käytetyt fontit ovat kooltaan suuria. Lisäksi voidaan valita
samasta kohdasta tulostetaanko muistiinpanosivut
tai jäsennysnäkymä.
PowerPointilla saa myös aikaan raportin, jolloin esityksen
teksti siirtyy Word-tekstinkäsittelyohjelmaan. Tällöin tekstin muokkaaminen on
vieläkin tehokkaampaa.
Tavallisin tapa on tallentaa aina ennen työhön tehtäviä
suuria muutoksia. Tällaisia muutoksia voisivat olla tulostaminen, työ
lopettaminen, kaavion lisäämien jne. Lisäksi on hyvä tallentaa vähintään
jokaisen tehdyn dian jälkeen.
Tiedosto tallennetaan valikosta Tiedosto ja Tallenna, Tallenna nimellä tai matkapakettina.
Valinnalla tallenna tiedosto voidaan tallentaa normaalista.
Jos tiedostolle on jo annettu nimi, niin tallentaminen tapahtuu ilman mitään
kysymisiä, jos ei, niin saadaan alla oleva tallennusdialogi.
|
Kuva 13: Valinta: Tiedosto/Tallenna
tai Ctrl+S
|
Valinnalla tallenna nimellä
voidaan avattu tiedosto tallentaa jollain toisella nimellä. Hyvin suosittu työtapa
on avata sopiva pohja muokata ja tallentaa se toisella nimellä, jolloin pohjatiedosto
säilyy muuttumattomana taas seuraavaa käyttökertaa varten.
Tallentamiselle on myös oma pikanäppäin yhdistelmä Ctrl+S. S tulee englannin kielen
sanasta save. Tämä yhdistelmä toimii jokaisessa Windows 95 -ohjelmassa.
Kun PowerPoint-esityksestä tehdään matkapaketti saavutetaan
tiettyjä etuja. Ensinnäkin esityksen katselemiseen ei tarvita
PowerPoint-ohjelmaa, vaan paketin mukana tulee pieni ohjelama, joka osaa
näyttää tiedostomme.
Toiseksi paketin mukaan voidaan pakata kaikki esityksessä
käytetyt fontit, äänitiedosto, filmit jne. Tallennettaessa tavallisesti
tiedostona, joudutaan tekemään paljon ylimääräistä työtä varmistettaessa, että
kaikki esityksessä käytetty toimii myös kohde koneessa.
Viimeiseksi saavutetaan se etu, että esityksen ollessa
kooltaan suuri, matkapaketti toiminto osaa jakaa tallentamisen usealle
levykkeelle.
PowerPoint-tiedosto voidaan tallentaa myös eri muodossa kuin
PowerPoint-esitysmuodossa. Yleisin syy käytettäessä eri laista tallennusmuotoa
on se, että esimerkiksi kotona oleva versio ohjelmasta on vanhempi. Tällöin
voidaan tiedosto tallentaa useimmiten tallentaa ohjelman aikaisempin versioiden
tuntemassa muodossa. Joskus käy kuitenkin niin, että kaikkea uudella ohjelmalla
tehtyä ei voi tallentaa vanhassa muodossa ja tällöin ne tiedot menetetään.
Lähettäessäsi PowerPoint-esitykseksi henkilölle, joka ei ole
kenties kovin kokenut PowerPointin käyttäjä, kannattaa työ tallentaa
esitysmuodossa. Tällöin kaksoisnapautettaessa tiedostoa, se avautuu suoraan esitystilaan.
Valinta tehdään tiedostontallennusdialogissa tallennusmuoto kohdasta. Katso
yllä olevasta kuvasta mallia.
6.
PowerPoint –tehtäviä
1.
Valitse ilmestyvästä dialogista Ohjattu sisällön luominen. Tämä ei
kuitenkaan toimi Windows 2000:ssa, joten anna valikkokomento
Tiedosto/Uusi/Esitykset/Ohjeita
esityksen pitämiseen… Siirry suoraan tehtävään 7.
2.
Valitse esityksen lajiksi Ohjeita
esityksen pitämiseen.
3.
Valitse esitystavaksi itsenäinen esitys.
4.
Anna esityksen
tiedoiksi oma nimesi ja sähköpostiosoitteesi.
5.
Hyväksy muutokset painamalla Valmis-painiketta
seuraavassa dialogissa.
6.
Ajasta diat (Diaesitys/Dian vaihtuminen) dialajittelu
näkymässä. Anna jokaisen dian vaihtumisajaksi esimerkiksi 6 sekuntia. Katse
dioja miltä ne näyttävät Diaesitys-näkymässä.
7.
Lisää
alatunnisteeseen (Näytä/ylä- ja
alatunniste) oma nimesi ja luokkasi.
8.
Lisää
jokaiseen diaan sopiva erilainen vaihtumisen tehoste. Katso alla olevasta
kuvasta Dian vaihtumisen tehosteet
–kohta.
9.
Samoin lisää jokaisen dian teksteihin
jokin sopiva tehoste. Katso yllä olevasta kuvasta Tekstin valmiiksi määritellyt
animaatiotehosteet.
10.
Lisää myös dian otsikoihin (hiiren 2-näppäin otsikon päällä/Mukautettu
animaatio) jokin yhtenäisen tehoste, ts. sama tehoste kaikkiin otsikoihin.
11.
Luetteloille saa tehosteet myös eri
tasoille. Paina luettelon päällä hiiren 2-näppäintä ja valitse Mukautettu animaatio/Ryhmittely/kappaletaso
2. Katso yllä olevasta kuvasta mallia.
12.
Muuta
dia numero kahdeksan alla olevan kun mukaisesti. Muista sarkain- ja
Vaihto+Sarkain –näppäimet.
13.
Lisää ClipArt-kuva diaan numero kolme. Lisää kuvaan myös jokin tehoste (hiiren 2-näppäin).
14.
Määrittele diaesityksestäsi itsenäinen
esitys ja pane se pyörimään näytössäsi.
15.
Siirrä lopuksi viime tunnilla tekemäsi dia
tämän esityksen ensimmäiseksi diaksi.
Avaa
molemmat tiedostot, anna valikkokomento Ikkuna/Järjestä
kaikki, valitse molemmista esitykistä dialajittelunäkymä ja raahaa oma
Sulje
oma esitys, mutta älä missään nimessä tallenna sitä.
16.
Avaa
edellisellä kerralla tekemäsi esitys (D:\Oppilaat\9atv?\Etu Sukunimi
–kansiossa). Mene dianäkymään (Näytä/Dia)ja siirry viimeiseen diaan (Page up – tai Page Down –näppäimet).
Lisää uusi dia (Lisää/Uusi Dia)
käyttäen pohjaa kaavio. Katso alla oleva kuva. Anna dialle otsikoksi Tyttöjen ja
poikien osuus atk-ryhmässä 9atv?.
Muokkaa
laskentataulukkopohja kuvassa näkyvällä tavalla. Turhia rivejä ja sarakkeita
voi poistaa painamalla hiiren 2-näppäintä rivin numeron päällä tai sarakkeen kirjaimen
päällä ja valitsemalla poista. (katso oikealla olevaa kuvaa)
Vaihda
valikkokomennolla Kaavio/Kaaviolaji…
kaaviolajiksi ympyrä.
Vaihda vielä kaavion asetuksia siten, että kaaviossa
näkyvät tyttöjen ja poikien prosentuaaliset osuudet. Valikkokomento Kaavio/Kaavion asetukset… (Katso oikealla oleva kuva).
Lopputulos pitäisi olla jotain alla
olevan näköistä.
Lisää kaavioon
mukautettu animaatio.
Valitse, että kaavion
osat esitettään luokka
kerrallaan.
Kokeile tehostetta!
17.
Lisää uusi dia ja valitse Organisaatiokaavio-diapohja.
Piirrä yllä olevassa kuvassa
näkyvä organisaatiokaavio.
Muista poistuessasi Microsoft
Organisaatiokaavio –ohjelmasta käyttää komentoa Lopeta/Lopeta ja palaa tiedostoon …
Vastaa yllä olevaan dialogiin ehdottomasti Kyllä,
jos haluat muutosten näkyvän esityksessäsi.
Lisää alaisiksi vielä kohtaa muut:
talonmies ja siistijät sekä kohtaan tuntiopettajat:
atk-ope.
Lisää tähän ja edelliseen dia
jokin tehoste ja muista tallentaa muutokset.
18.
Ota esille ensimmäisellä tunnilla tekemäsi
dia itsestäsi. Jos sinulla ei ole sitä, niin
tee se.
Nauhoita siihen selostus
(valikkokomento: Diaesitys/Nauhoita selostus…), jossa kerrot itsestäsi esimerkiksi seuraavanlaisia
tietoja sisältävän puheen.
¨
Nimi
¨
Ikä
¨
Silmien ja hiusten väri
¨
Muut tuntomerkit
¨
Harrastukset
¨
Toive atk-numerosta.
¨
Horoskooppi
Tarvitset
nauhoitusta varten myös mikrofonin, jonka saat opettajalta.
Tallenna
tämä esitys ja kopioi se opettajan koneelle verkkokansioon
Verkkoympäristö/Atkope/9atv?. Anna tiedostolle nimeksi koko oma nimesi.
19.
Valitse: Tyhjä esitys. Seuraavassa dialogissa paina ok-painiketta, ts.
valitset otsikkodiapohjan. Anna esityksen
otsikoksi PowerPoint –esityksen
teko-ohjeita ja alaotsikoksi: Tehnyt:
oma nimi, luokka ja teksti: Äänekosken kauppaoppilaitos
20.
Valitse valikosta Lisää/Uusi dia. Valitse Merkitty
luettelo, diarakenne. Kirjoita otsikoksi
Windows 95. Itse luetteloksi voit kirjoittaa alla olevan luettelon. Älä välitä
vaikka luettelomerkit eivät olisi aivan samanlaisia.
v Luo
työpöydälle kansio pikavalikosta Uusi/Kansio
Ø
pikavalikon saat esille painamalla hiiren
2-näppäintä taustakuvan päällä
§
hiiri on
taustakuvan päällä, kun hiiren kursori ei ole kuvakkeen, kansion tai tehtäväpalkin
päällä
v
Anna kansiolle nimeksi oma nimesi
v
Avaa kansio
Ø
Kansio avataan kaksoisnapauttamalla kansion kuvaketta
21.
Lisää
uusi dia, valitse sama pohja kuin edellisessä diassa. Kirjoita dian otsikoksi PowerPoint
–työn aloittaminen ja tekstiksi alla oleva luettelo:
v
Paina hiiren 2-näppäintä ja valitse ilmestyvästä
valikosta Uusi/Microsoft PowerPoint –esitys
Ø
Anna esitykselle (=tiedostolle) nimeksi, jotain
tyyliin: Juhan oma opas.
v
Avaa tiedosto kaksoisnapauttamalla sitä
v
Tee otsikkodia
v Tallenna
valikosta Tiedosto/Tallenna tai painamalla
näppäimiä Ctrl+S.
Ø
Tallenna aina jokaisen tekemäsi dian välissä ja
tarvitessasi useamminkin
v
Sammuta PowerPoint valikosta Tiedosto/Lopeta
22.
Lisää uusi dia, valitse kaksipalstainen diapohja,
anna otsikoksi esityksen laatiminen ja kirjoita tekstiksi alla oleva luettelo:
v Tee
loput diat
Ø
Muista, että jäsennysnäkynä voi olla parempi
valmiiksi kirjoitetun esityksen laatimiseen
Ø
Näkymiä voit
vaihtaa PowerPoint ohjelman ikkunan vasemmasta alareunasta
v
Mieti millaisen esityksen haluat
Ø
Esitys määritellään valikosta Diaesitys/Määritä
diaesitys
Ø
Valitaan itsenäinen esitys
23.
Tee uusia dia. Valitse pohjaksi Merkitty
luettelo. Anna otsikoksi Mallin valitseminen. Ja tekstiksi kirjoita seuraava
luettelo:
v Mallin
voi valita valikosta Muotoile/Käytä
mallia
v Katsele
millaisia malleja on
Ø
pikavalikon saat esille painamalla hiiren
2-näppäintä taustakuvan päällä
Ø
hiiri on
taustakuvan päällä, kun hiiren kursori ei ole kuvakkeen, kansion tai tehtäväpalkin
päällä
v
Anna kansiolle nimeksi oma nimesi
v
Avaa kansio
Ø
Kansio avataan kaksoisnapauttamalla kansion kuvaketta
24.
Taulukon tekeminen. Valitse diapohja, jolla
tehdään taulukko. Tee oheinen taulukko, anna otsikoksi lukujärjestys.
|
Kello
|
Maanantai
|
Tiistai
|
Keskiviikko
|
Torstai
|
Perjantai
|
|
8.10-8.55
|
|
|
|
|
|
|
9.05-9.50
|
|
|
|
|
|
|
10.00-10.45
|
|
|
|
|
|
|
11.15-12.00
|
|
|
|
|
|
|
12.05-12.50
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
25.
Organisaatiokaavio: Koulutusjohtaja: Seppo
Hyppönen, varajohtaja: Hellä Siekkinen, Erityistehtävät: Timo Rousku:
mikrotuki, Esko Lankila: iltaopetus, Aila Länsimies: kirjasto, Martti
Tuoreniemi: kansainvälisyys, Anssi Nieminen: oppilaanohjaus.
